组织活动的活动和计划指南

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组织活动的活动和计划指南

合同

浩博体育app不承担由学生个人或学生组织代表谈判的合同的经济责任. Any student organization contemplating a contractual agreement is urged to confer with the Office of Leadership & 合同定稿和签署前的接触.

阅读日和考试时间

没有学生的课外或课外活动或项目, 教职员工, are permitted during the period reserved in the academic calendar each semester for Reading Days and Examinations. 请参阅校历阅读日和考试时间表.

课外活动、活动及节目日期预约 & 登记

所有课外活动和活动必须在活动管理办公室的主日历上安排，并在myNest俱乐部上的活动预订表上预订一个空间 & 组织瓷砖. 这是必要的，这样可以避免设备/资源使用中的冲突. 因为大学校历, 公共活动日历, 羽毛笔和其他宣传活动都由领导办公室负责 & 订婚 and the Office of Event Management for accurate information concerning co-curricular programs, it is essential that the information the office receives be as accurate and complete as possible. 课程将按照以下政策安排:

  • 所有的请求必须提交 到期日前三个工作天t 使用 出席活动登记表. 所有学生赞助的社交活动, 必须在《浩博体育app网站》上列出负责该活动并将出席整个活动的两个人(最好是官员或项目主席和赞助组织的顾问)的姓名.
  • 所有在校园举办的活动必须由认可的学生组织或大学部门赞助，否则该活动将被视为非大学赞助活动，并被视为非大学赞助活动.
  • 领导办公室可以拒绝对活动的许可 & 活动管理办公室. 正当理由可能包括与其他活动的冲突, 浩博体育app的不适当性质, 未在截止日期前完成注册, 或者其他情况.
  • The person who schedules the event is responsible for notifying the Office of Leadership & 参与(ole@created-life.com)和活动管理办公室(oem@susqu).(Edu)一旦知道一个活动要取消或已被更改.
  • The Quill newspaper must receive all promotional information (for non-Social 浩博体育app) no later than Tuesday at 4 p.m. 这一浩博体育app将被刊登在周五的报纸上.
  • 当前已注册活动日历列表可在Presence上找到.
  • Any scheduling conflicts, problems or questions should be referred to the Office of Leadership & 接触的人, 与活动管理处合作, 对所有日程安排问题有最终决定权.
  • 注:一经批准, the nature of the event may not be altered without approval from the Office of Leadership & 参与，与活动管理办公室合作.

The process of receiving the facility confirmation from Event Management and registering your event, 通过出席活动登记表, 同时发生.

学生组织财务信息

  • 一般信息学生组织必须通过学校的组织费用会计系统在学校的“代理”账户中保存资金. There is no charge for processing transactions, writing checks, monthly statements, 等. 年终结余结转至下一会计年度. Monthly reports can be provided to the organization’s Treasurer or faculty advisor by the Office of Leadership & 组织有责任了解已入账的交易并通知领导层 & 参与协调 of any changes to the account(s), including the naming of a new treasurer.
  • 采购程序如果购买者出示身份证件并签署收货文件，一些当地商家将允许将物品支付给学生组织. The vendor should send the resulting invoices directly to the Finance Office or Accounts Payable at accountspayable@created-life.com. 供应商将需要在发票上包括学生组织和组织代表的名称. 该组织的财务主管和指导教师必须通过签署正确填写的支票申请表来批准支付账单, 在myNest上可用.
  • 检查要求: 检查是根据正确填写和批准的检查请求表格准备的 而且必须是 与发票或其他证明文件钉在一起. Required information includes the full 13-digit agency account (Example: 71-00-XXXXX-XXXX), 要支付的金额, 检查交付/提货选项和批准. Listings of appropriate expense sub-Codes are available for reference in the Finance Office and from the Leadership & 领导办公室的参与协调员 & 订婚. 在4点之前收到应付账款的正确填写的请求.m. Monday will result in checks being available on Friday for pick up in the Finance Office or 按照表格上的说明邮寄的. 作为一项政策，请注意, 余额不足的账户不能开出支票. 因此, 团体应确保在他们需要开支支票之前，适当的资金已存入他们的机构账户. 资金可以直接通过财务办公室存入，也可以使用预打印的日记账表在机构账户之间转账, 在myNest上可用.
    • Note that these check request forms are not to be used for payments for services by those on the university payroll. 这些学生提供服务(如.g., DJ, photographer) will need to be paid an hourly rate through the Payroll Office.
    • 任何新供应商都需要填写并交回新供应商申请表, 新供应商Rev-1832, and a recent W-9 Form (and option New Vendor Direct 存款 Auth Form) prior to receiving payment. 学生组织可以联系财务办公室确认供应商是否被认为是“新”的，并且必须完成这个过程.
    • Any questions regarding organizational accounts should be directed to the Office of Leadership & 订婚.
  • 60美元以下的学生报销-零用现金学生使用myNest, Clubs的零用现金申请表格 & 各组织只能报销60美元以下的费用. 一个账户的多次零用现金请求不能超过60美元. 必须附上证明申请金额的收据正本, 连同您所在机构或部门的账号以及您的教职员工顾问或主管的签名. 组织必须在购买之前确认其组织的资金余额可以支持其购买/报销. 2点前提交的请求m 下午2点以后可以取车吗m 下一个工作日. 向领导办公室提交请求 & 订婚. 要求报销超过60美元的学生需要填写支票申请表(与myNest上的零用现金表位于同一位置).)
  • 学生现金预支: 学生组织可以使用学生现金预支表(myNest, Clubs) & 组织瓷砖) to request a cash advance for up to $100 prior to their event. 该表格必须包括您所在组织或部门的账号以及您的教职员工顾问或主管的签名. 一个账户的多次预支不能超过100美元. 在收到预付款之前，各组织必须确认其组织的资金余额能够支持其现金预付款. 学生必须在活动结束后三(3)天内上交收据和/或未使用的款项. 2点前提交的请求.m. 下午2点以后可以取车吗.m. 下一个工作日. 请求应提交领导办公室 & 订婚. 不使用这张表格报销差旅费吗, 工资的请求, 日记账入账请求或预算变更.

募捐条例

浩博体育app认识到需要官方认可的学生组织来筹集资金，以补充SGA从学生活动费中分配给他们的资金. 个人, 与浩博体育app无关的企业或团体或未经官方认可的萨斯奎哈纳团体禁止在校园内销售产品或服务，也禁止在校园内筹集资金，除非他们已经签约为DCC低层展示区的外部供应商.

学生 Organizations should follow the following procedures to successfully plan and implement fundraisers on campus:

  • 学生 groups planning to engage in fund-raising efforts in which fellow students, 教师和工作人员是筹集资金的人必须首先在领导办公室登记他们的活动 & 参与(通过在线出席活动登记表). Included in this category would be on-campus events for which admission is charged, 为有价值的事业出售商品或服务并直接征求意见.
  • 所有认可的学生团体必须遵守本规定. Organization representatives must meet with a member of the Office of Leadership & 如有必要，审计业务人员应审查这些政策. 组织代表和组织顾问可能被要求签署一份声明，要求他们对遵守这些指导方针负责. 如果有任何违反这些准则的行为，领导办公室 & 聘用可能会剥夺该特定组织今后的筹款特权，但期限不超过一年.
  • 学生 organizations selling products need to adhere to these additional guidelines:
  • 项目须经领导办公室批准 & 参与(通过在线出席活动登记表).
  • Items must be reasonably priced, represent a fair deal for purchase and be quality products.
  • Items must be in good taste and should not be messy, loud or offensive to the general public.
  • 如果项目直接与校园书店或餐饮服务竞争, 必须获得这些操作的主管的许可.
  • 出售使用该名称的物品, logo or mascot of 浩博体育app must obtain additional permission by the Office of Communications.
  • Items that are prohibited in the residence halls per the Office of Residence Life on-campus housing policies (e.g., shot glasses, drug paraphernalia, candles, incense) may not be sold or distributed.
  • No fund-raising activity may involve the solicitation/completion of a credit card application. 这是1999年秋天SGA投票的结果, 信用卡供应商不得在校园内主动招揽顾客.
  • 学生 Organizations must register their fundraiser through the Event 登记 form located on Presence. If approved, the fundraiser contact will receive a confirmation from the Leadership & 参与协调.
  • 如果有必要的话, organizations raising funds for charity are required to provide evidence to the Office of Leadership & 订婚 that the funds were received by the charitable organization at the conclusion of the event.
  • 存储空间有限, 学生组织, is available in lockers near the 24-hour computer lab in Degenstein Campus Center. Keys may be kept at the Information Desk for group members to check out as needed. 组项存储, 包括经批准的筹款活动所筹集的资金, 不能保存在领导办公室 & 非授权约定.
  • 筹款地点:
  • 德根斯坦校园中心:筹款人在收到活动管理办公室的活动确认表并得到领导办公室的批准后，可以进入供应商桌/低层展示区 & 订婚. 空间限制在不超过六个展示桌，团体预订该空间的时间由活动管理办公室酌情决定.
  • 宿舍:未经宿舍生活办公室和领导办公室的书面批准，不得在宿舍进行筹款/征集 & 订婚. Limitations may be applied to groups wishing to fundraise in the residence halls beyond those described in this policy.
  • Academic buildings: Fundraisers are not allowed in any building that is designated primarily as classroom space. 教务长可以在认为合适的情况下给予例外.
  • 其他校园设施 & 理由:联系领导办公室 & 参与对校园其他区域的限制，超出上述列出的范围.

旅游法规

  • All student organization travel must be registered 使用 online 出席活动登记表. 这包括到正式场合、会议、其他大学等的交通费用. 在表格中提供旅行详细信息，包括但不限于旅行人员的姓名和联系信息, 旅行细节(出发时间), 时间返回, 旅行类型, 住宿地点, 等.). 这些信息将在紧急情况下使用.
  • All student organization travel shall be arranged by the organization’s advisor 或领导办公室 & 订婚.
  • 学生 organizations should not sign any contracts without having them first reviewed by the Office of Leadership & 参与和/或组织顾问.
  • 大学面包车和以大学名义租用的面包车只能由系或注册的学生组织申请，并且必须得到顾问的批准, 系主任, 或领导办公室 & 订婚. 司机必须经过学校的认证. 驾驶执照至少需要2-3周才能完成. 联系领导办公室 & 参与学习如何成为一名合格的司机.
  • The university can restrict or eliminate travel at any time due to health and safety guidelines.

Trax

为Trax的政策和程序, 包括酒精控制, 为学生组织预留私人活动场地, 学生员工, 适当的行为, 请见领导办公室 & 订婚.